Cas d'usage · FinanceUne IA qui connaît vos chiffres, et d'où ils viennent.
Un chiffre vit entre la comptabilité, l'ERP, la banque, les exports Excel et la personne qui les consolide. Nous relions tout cela dans une mémoire d'entreprise, sans changer vos outils, et nous construisons avec votre équipe les agents qui rapprochent les factures, préparent la clôture, relancent les clients et expliquent les écarts que vos tableaux de bord affichent sans les expliquer.
Cinq questions que votre équipe se pose chaque semaine.
Vos outils donnent le chiffre. Ce qu'il y a derrière, la commande, le contrat, la décision, le mail, est réparti entre quatre outils et quelques personnes. Voici ce que change une mémoire qui les relie.
| Aujourd'hui | Avec la mémoire d'entreprise | |
|---|---|---|
| Quelles factures ne sont pas encore parvenues pour la clôture ? | L'équipe devine à partir des commandes et des livraisons, appelle les opérationnels et provisionne au jugé. | Les livraisons et prestations sans facture, reliées à leur commande, avec le montant à provisionner et la personne à relancer. |
| Cette facture fournisseur a-t-elle un bon de commande, et qui doit la valider ? | Il faut rouvrir l'ERP, chercher le mail de commande et demander au responsable du site. | La facture reliée à sa commande et à sa livraison, l'écart signalé, le validateur identifié. |
| Pourquoi la marge de cet établissement a-t-elle baissé le mois dernier ? | Le tableau de bord donne l'écart. L'explication demande une journée de recherches et trois appels. | L'écart relié à ses causes : les factures en hausse, le changement de fournisseur, la réunion où il a été décidé. |
| Quelles pièces manquent encore pour les commissaires aux comptes ? | Une liste dans un mail, cochée à la main, avec des pièces demandées plusieurs fois aux mêmes personnes. | La liste à jour des pièces reçues et manquantes, chaque chiffre avec sa source. |
| Quels clients relancer cette semaine, et que leur a-t-on déjà dit ? | La balance âgée d'un côté, l'historique des échanges dans la boîte mail d'un commercial. | Les créances échues, les échanges précédents et les promesses de paiement, reliés, avec la relance proposée. |
Les outils de l'équipe finance.
Nous ne remplaçons rien. Les outils que votre équipe utilise déjà alimentent la mémoire en continu, avec les droits de chacun.
Sage
Odoo
SAP- Pennylane
- Cegid
- Qonto
- Agicap
- Votre banque
- Yooz
- Spendesk
- Libeo
Gmail
Outlook
Google Drive
SharePoint
- Yousign
- DocuSign
- Google Drive
Un outil absent de cette liste ? Nous le rendons accessible lors du déploiement.
Ce que cela change pour l'équipe finance.
Une clôture qui ne dépend plus de la recherche des pièces.
Les commandes, les livraisons, les contrats et les factures sont reliés, et la mémoire se met à jour seule : les factures non parvenues se détectent, les pièces manquantes se réclament, le suivi de clôture ne se tient plus à la main. Un absent dans l'équipe ne décale plus la clôture.
Des factures traitées à l'arrivée, pas à la fin du mois.
Chaque facture est lue, rapprochée de sa commande et imputée dès réception, puis proposée à la validation. L'accumulation de fin de mois disparaît.
Un écart expliqué, pas seulement affiché.
Vos tableaux de bord montrent l'écart. La mémoire le relie à ses causes, les factures en hausse, le changement de fournisseur, la décision prise en réunion, et le commentaire de gestion s'écrit avec ses sources.
Vos processus finance, tels qu'ils se font réellement.
Avant de construire quoi que ce soit, nos agents d'interview parlent à chaque membre de l'équipe et cartographient le processus réel, pas celui de la procédure : les étapes, les pièces, les règles d'imputation, qui fait quoi, et où cela bloque.
La clôture, étape par étape.
Du dernier jour du mois au reporting envoyé à la direction : les pièces à réclamer aux opérationnels, les factures non parvenues à provisionner, les écritures récurrentes, les contrôles, la justification des comptes. Qui s'en charge, dans quel ordre, avec quel délai.
La facture fournisseur, du mail au paiement.
Réception, lecture, rapprochement avec la commande et la livraison, imputation, validation par le bon responsable, paiement, classement. Le circuit tel que l'équipe le pratique, y compris les exceptions que personne n'a écrites.
Les points de friction.
La ressaisie entre l'outil de factures et la comptabilité, la règle d'imputation connue d'une seule personne, les pièces réclamées trois fois, le commentaire de gestion rédigé à la main à partir de trois fichiers : c'est là que les agents sont construits en premier.
Les agents que nous construisons avec votre équipe.
Aucun agent sur étagère. Chaque agent est conçu avec votre équipe finance, pour un besoin précis, sur une mémoire où toutes les données sont déjà reliées. Quatre exemples parmi beaucoup d'autres.
Traitement des factures fournisseurs
L'agent lit la facture, la rapproche de la commande et de la livraison, signale les écarts de prix ou de quantité, propose l'imputation selon vos règles et la transmet au bon validateur.
Qui garde la main. Le validateur approuve. Aucun paiement n'est déclenché par l'agent.
Explication des écarts
Pour chaque écart notable entre le budget, le mois précédent et le réel, l'agent retrouve les causes : les factures concernées, le changement de fournisseur ou de prix, la décision prise en réunion, le mail qui l'explique. Le commentaire de gestion s'écrit avec ses sources.
Qui garde la main. Le contrôleur de gestion relit et arbitre avant diffusion.
Relances clients
Les créances échues, triées par montant et par retard, avec l'historique des échanges, les promesses de paiement et les litiges ouverts, et une relance proposée pour chaque client.
Qui garde la main. L'équipe décide d'envoyer ou non, et adapte le ton.
Factures non parvenues et pièces manquantes
L'agent rapproche les commandes et les livraisons des factures reçues, liste ce qui n'est pas encore facturé avec le montant à provisionner, réclame les pièces manquantes aux opérationnels et signale les écarts entre les outils avant que l'équipe ne les cherche.
Qui garde la main. Chaque provision et chaque écriture sont validées par le comptable. L'agent prépare, il ne passe rien.
Ces quatre agents ne sont qu'un échantillon. Une fois les données de l'équipe reliées, un agent se construit pour chaque tâche qui le mérite : contrôle des factures contre les conditions du contrat, échéances et reconductions tacites des contrats et abonnements, notes de frais contre la politique de l'entreprise, préparation du dossier pour les commissaires aux comptes, prévision de trésorerie à partir des promesses de paiement. Dites-nous ce qui mobilise le temps de votre équipe, nous construisons l'agent correspondant.
Les questions de chaque rôle.
Posées à la mémoire depuis l'IA que vos équipes utilisent déjà, ou à vos agents. Chaque réponse cite ses sources, et chacun ne voit que ce que ses droits permettent.
Directeur financier
Voit l'état de la clôture, les écarts et la trésorerie sans attendre que l'équipe compile.
- Quelles factures ne respectent pas les conditions négociées dans le contrat ?
- Quels établissements ont une marge en baisse sur trois mois, et pourquoi ?
- Quelles factures de plus de 10 000 € attendent une validation depuis plus d'une semaine ?
- Quel est notre encours client échu, et quels clients concentrent le retard ?
- Quelles pièces manquent encore pour les commissaires aux comptes ?
Comptable
Traite les factures et prépare la clôture sans ressaisie ni fichier de suivi parallèle.
- Cette facture correspond-elle à une commande, et la livraison a-t-elle été confirmée ?
- Sur quel compte imputons-nous habituellement ce fournisseur ?
- Quelles factures du mois n'ont pas encore de bon de commande ?
- Quelles livraisons du mois n'ont pas encore été facturées, et pour quel montant ?
- Quel justificatif manque pour cette dépense, et à qui le demander ?
Contrôleur de gestion
Explique les écarts sans une journée de recherches, et répond aux opérationnels avec la source.
- Pourquoi les achats de cet établissement ont-ils augmenté le mois dernier ?
- Quel est l'écart entre le budget et le réel sur cette ligne, et d'où vient-il ?
- Quels fournisseurs ont augmenté leurs prix ce trimestre ?
- Rédige le commentaire de gestion du mois, avec les sources de chaque écart.
- Que s'est-il décidé en réunion sur ce poste de dépense ?
Commencez par la finance. La même mémoire sert ensuite les autres.
Le Company Brain n'est pas un outil de gestion : c'est la mémoire de l'entreprise. Les factures, les commandes et les chiffres reliés pour la finance servent aussi aux achats, aux responsables de site et à la direction. Un premier périmètre, un résultat mesuré, puis la décision d'élargir.
Questions fréquentes
Les questions que posent les équipes finance avant de commencer. Si la vôtre n'y figure pas, posez-la-nous directement.
Non. Nous connectons les outils que vous utilisez, et ils restent la référence pour les écritures. La mémoire relie ce qu'ils contiennent aux factures, aux mails, aux commandes et aux décisions ; elle ne les remplace pas.
Non. Les agents préparent : factures rapprochées et imputées, écritures proposées, relances rédigées, tableaux construits. Ce qui engage l'entreprise, une validation, un paiement, une écriture, reste fait par une personne, et chaque action de l'agent garde sa trace.
Non, c'est le cas le plus fréquent. Nos agents d'interview reconstituent avec l'équipe d'où vient chaque chiffre et comment il est retraité, et c'est cette version qui entre dans la mémoire. Les fichiers restent, mais ils ne sont plus la seule source.
Ils y gagnent. Chaque chiffre de la mémoire garde sa source et sa date, chaque action d'un agent est tracée. Les pièces demandées se retrouvent en quelques minutes au lieu de quelques jours.
Le plus souvent par les factures fournisseurs ou par la clôture : deux processus répétitifs où le gain se mesure dès le premier mois. Nous mesurons, puis nous élargissons.
Parlons de votre équipe finance.
Trente minutes : vos outils, votre clôture, et le premier agent qui rendrait du temps à votre équipe.