Cas d'usage · Ressources humainesUne IA qui connaît vos procédures aussi bien que la personne qui les a écrites.
Un dossier RH vit entre le SIRH, la paie, les mails, les modèles Word et la mémoire de quelques personnes. Nous relions tout cela dans une mémoire d'entreprise, sans changer vos outils, et nous construisons avec votre équipe les agents qui préparent les entrées, les sorties et les réponses aux salariés.
Cinq questions que votre équipe se pose chaque semaine.
Une entrée ou une sortie, c'est une dizaine de pièces, trois outils et plusieurs personnes. Les réponses existent, mais il faut les reconstituer à chaque dossier. Voici ce que change une mémoire qui les relie.
| Aujourd'hui | Avec la mémoire d'entreprise | |
|---|---|---|
| Où en est le dossier d'entrée de la personne qui arrive lundi ? | Les pièces sont dans trois boîtes mail, le contrat attend chez le manager, la mutuelle n'a pas été demandée. | Chaque pièce reçue ou manquante, le contrat à l'étape où il se trouve, et la relance à envoyer. |
| Quelles pièces manque-t-il encore à ce dossier ? | Il faut rouvrir les mails, le dossier partagé et le SIRH pour le savoir, à chaque fois. | La liste à jour des pièces reçues et manquantes, et la relance prête à partir. |
| Quelle est la procédure en vigueur pour ce cas ? | Trois versions du document circulent. La bonne est connue d'une seule personne. | La version qui fait foi, la date de sa mise à jour et la réunion où elle a été décidée. |
| Que contient le dossier de ce salarié ? | Un contrat dans le SIRH, deux avenants par mail, un entretien dans un fichier, un échange oral avec le manager. | Le contrat, les avenants, les entretiens et les échanges, reliés et datés, accessibles aux seules personnes habilitées. |
| Comment avons-nous traité un cas similaire ? | Personne ne s'en souvient précisément, ou la personne qui le sait a quitté l'entreprise. | Les cas comparables, la décision prise et sa raison, retrouvés avec leur source. |
Les outils de l'équipe RH.
Nous ne remplaçons rien. Les outils que votre équipe utilise déjà alimentent la mémoire en continu, avec les droits de chacun : un salarié ne voit que ce qui le concerne.
- PayFit
- Lucca
- Silae
- Workday
Gmail
Outlook
Google Agenda
Google Drive
SharePoint
OneDrive
Excel
Slack
Microsoft Teams
WhatsApp
Google Meet
- Welcome to the Jungle
- Indeed
- Yousign
- DocuSign
Un outil absent de cette liste ? Nous le rendons accessible lors du déploiement.
Ce que cela change pour l'équipe RH.
Une entrée ou une sortie qui ne dépend plus d'une personne.
Le processus est connu de la mémoire, étape par étape, avec les pièces attendues et les délais, et il se met à jour seul : plus de pièces à ranger dans une arborescence de dossiers, plus de tableau de suivi à tenir à la main. Un absent ou un départ dans l'équipe ne bloque plus un dossier.
Des dossiers préparés, pas rédigés de zéro.
Entrées, sorties, avenants, synthèses d'entretien : l'agent prépare le dossier depuis vos outils et vos modèles. L'équipe relit et valide.
Une procédure à jour, une seule.
La version qui fait foi est connue de la mémoire, avec sa date et sa provenance. Les versions périmées cessent de circuler.
Vos processus RH, tels qu'ils se font réellement.
Avant de construire quoi que ce soit, nos agents d'interview parlent à chaque membre de l'équipe et cartographient le processus réel, pas celui de la procédure : les étapes, les pièces, qui fait quoi, et où cela bloque.
L'entrée d'un salarié, étape par étape.
De la promesse d'embauche au premier jour : les pièces à réunir, le contrat à rédiger depuis le bon modèle, la déclaration préalable, la mutuelle, les accès, le planning d'intégration. Qui s'en charge, dans quel ordre, avec quel délai.
La sortie, dans l'ordre.
Du préavis à la remise des documents : les courriers, le solde de tout compte, les accès à fermer, le matériel à restituer, les personnes à prévenir. Le processus tel que l'équipe le pratique, y compris les étapes que personne n'a écrites.
Les points de friction.
Les pièces réclamées trois fois, le contrat qui attend une signature, la ressaisie entre le SIRH et la paie, les relances faites de tête : c'est là que les agents sont construits en premier.
Les agents que nous construisons avec votre équipe.
Aucun agent sur étagère. Chaque agent est conçu avec votre équipe RH, pour un besoin précis, sur une mémoire où toutes les données sont déjà reliées. Quatre exemples parmi beaucoup d'autres.
Collecte des pièces justificatives
L'agent demande au futur salarié les pièces attendues, vérifie ce qui est reçu, relance ce qui manque et classe chaque document dans le dossier. L'équipe voit à tout moment ce qui reste à obtenir.
Qui garde la main. L'équipe valide le dossier complet avant la suite.
Rédaction du contrat et formalités d'entrée
Contrat rédigé depuis le bon modèle et les conditions convenues, déclaration préalable à l'embauche, affiliation à la mutuelle, demandes d'accès, planning d'intégration : préparés dans l'ordre du processus, puis soumis à l'équipe.
Qui garde la main. L'équipe relit et signe. Rien ne part sans validation.
Dossier de sortie
Documents de fin de contrat, solde de tout compte à préparer, accès à fermer, matériel à restituer : la liste complète et les documents pré-remplis, dans l'ordre.
Qui garde la main. Chaque document est validé par l'équipe avant remise.
Synthèse disciplinaire ou d'entretien
Les faits datés, les échanges, les précédents comparables et la procédure applicable, réunis en une synthèse que le RH relit avant toute décision.
Qui garde la main. Aucune décision n'est prise par l'agent.
Ces quatre agents ne sont qu'un échantillon. Une fois les données de l'équipe reliées, un agent se construit pour chaque tâche qui le mérite : avenants, suivi des périodes d'essai, veille sur les échéances (visites médicales, fins de CDD, formations obligatoires), réponses aux questions récurrentes des salariés, préparation des entretiens annuels, réponses aux auditeurs. Dites-nous ce qui mobilise le temps de votre équipe, nous construisons l'agent correspondant.
Les questions de chaque rôle.
Posées à la mémoire depuis l'IA que vos équipes utilisent déjà, ou à vos agents. Chaque réponse cite ses sources, et chacun ne voit que ce que ses droits permettent.
Responsable RH
Voit l'état des dossiers, les échéances et les cas sensibles sans attendre que l'équipe compile.
- Quelles périodes d'essai se terminent dans les trente prochains jours ?
- Combien de dossiers d'entrée et de sortie sont en cours, et lesquels sont bloqués ?
- Comment avons-nous traité les précédentes demandes de rupture conventionnelle ?
- Quels accords encadrent le télétravail chez nous, et depuis quand ?
- Quelles exceptions avons-nous accordées cette année, et à qui ?
Chargé de gestion RH
Prépare les dossiers et répond aux demandes sans rouvrir cinq outils ni solliciter un collègue.
- Prépare le dossier d'entrée de la personne qui arrive lundi.
- Quelle est la dernière version du modèle d'avenant ?
- Ce salarié a-t-il déjà eu un avenant, et pour quel motif ?
- Quelles pièces manquent encore au dossier de cette personne ?
- Que prévoit la convention collective pour ce type de congé ?
Manager
Trouve la procédure et l'historique de son équipe sans passer par les RH.
- Comment se passe l'intégration d'un nouvel arrivant dans mon équipe ?
- Que s'est-il dit lors du dernier entretien annuel de cette personne ?
- Quelle est la procédure pour demander un recrutement ?
- Quels délais respecter pour une fin de période d'essai ?
- Qui dois-je prévenir pour un changement d'horaires ?
Trente heures par mois rendues à une équipe RH de cinq personnes.
Maison Pierre Sang réunit plusieurs restaurants et une enseigne en franchise. Au siège, l'équipe RH consacrait une part importante de son temps à constituer les dossiers d'entrée et de sortie et à rédiger les synthèses disciplinaires, dans un métier où la rotation des équipes est élevée.
Nous avons interviewé toutes les fonctions du groupe, priorisé les cas d'usage avec la direction, puis livré les premiers agents RH et Finance en une semaine : des dossiers préparés depuis les outils et les modèles du groupe, relus et validés par l'équipe.
Commencez par les RH. La même mémoire sert ensuite les autres.
Le Company Brain n'est pas un outil RH : c'est la mémoire de l'entreprise. Les procédures et les accords reliés pour les RH servent aussi aux managers, à la finance pour la masse salariale et à la direction. Un premier périmètre, un résultat mesuré, puis la décision d'élargir.
Questions fréquentes
Les questions que posent les équipes RH avant de commencer. Si la vôtre n'y figure pas, posez-la-nous directement.
Oui. Chaque personne et chaque agent interroge la mémoire avec ses propres droits : un salarié voit ce qui le concerne et les procédures communes, un manager son équipe, l'équipe RH l'ensemble. Les données RH restent cloisonnées, conformément au RGPD, hébergées chez un hébergeur français par défaut, ou chez vous si vous l'exigez.
Non. Nous connectons les outils que vous utilisez, et ils restent la référence pour la saisie. La mémoire relie ce qu'ils contiennent aux mails, aux documents et aux échanges ; elle ne les remplace pas.
Non. Les agents préparent : dossiers, synthèses, réponses sourcées. Ce qui engage l'entreprise, un contrat, une sanction, une rupture, reste décidé et signé par une personne.
Non, c'est le cas le plus fréquent. Nos agents d'interview reconstituent le processus réel avec chaque membre de l'équipe, étape par étape, et c'est cette version qui entre dans la mémoire. La documentation en est un résultat, pas un préalable.
Le plus souvent par les entrées et les sorties : un processus répétitif, des pièces à réunir, des contrats à rédiger, et un gain qui se mesure dès les premières semaines. Nous mesurons, puis nous élargissons.
Parlons de votre équipe RH.
Trente minutes : vos outils, vos procédures, et le premier agent qui rendrait du temps à votre équipe.